Comment faire une to do list simple et efficace pour gagner du temps

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Ça fait longtemps qu’on n’avait plus parlé d’organisation et d’efficacité personnelles. Vous avez tendance à ne pas planifier vos journées, et à être démotivé face à la montagne de travail en face de vous ?

Ou au contraire vous êtes du genre à être surmotivé, à préparer une longue to-do list avec 20 lignes à rayer, et la déprime arrive quand en fin de journée vous n’avez mené à bien que 7 missions sur 20 ?

Pas de panique, face à la procrastination et à la mauvaise organisation, un outil simple et efficace existe : la to-do list, la liste des choses à faire !

Découvrez les bienfaits d’une to-do list bien faite !

Gamin, vous aviez probablement un agenda pour noter vos devoirs dedans. Devoir de maths la semaine prochaine, exposé d’histoire dans deux semaines, vous avez très vite compris la différence entre l’urgent et l’important.

En vieillissant, les matières ont parfois eu des coefficients : si les maths avaient un coeff 7 et la philo un coeff 3, vous avez rapidement compris qu’un point gagné en maths valait plus cher qu’un point gagné en philo.

Vous aviez alors saisi le sens des priorités : certaines choses doivent être faites rapidement, avant les autres.

Et un jour, vous vous êtes mis à faire une liste. Sans savoir qu’il y avait un nom pour cette liste des tâches, la to-do list. C’est un must, un incontournable en termes d’organisation et d’efficacité personnelles pour lutter contre la procrastination !

Comment mal faire sa to-do list ?

Pour mal faire votre to-do list, je vous conseille bien évidemment de la surcharger, de penser que vous allez pouvoir tout faire en une journée.

Mal faire sa to-do list est un art qui requiert aussi un ordinateur : ce dernier vous permettra de faire une to-do list infinie, vraiment déprimante, dont vous ne verrez jamais la fin.

Mentalement, il est important de sentir que le fardeau s’allège, que vous arrivez en haut de la montagne. Rocher après rocher, c’est déjà une avancée ! La mauvaise to-do list vous empêche de voir cette avancée !

Prenons un exemple : ma mauvaise to-do list du jour.

To DO Liste efficace Comment faire une to do list simple et efficace pour gagner du temps

Surchargée, aucune priorité, aucune durée : je me laisse déborder par tout et tout le monde. Ca ressemble à un gros souci d’Inner game, vous ne trouvez pas ? Voyons comment on peut améliorer cette to-do list.

Comment améliorer sa to-do list ?

Une to-do list efficace est une liste qui ne vous autorise pas à vous mentir. Votre journée de travail fait 4 heures, 8, 10, 14 heures, comme vous voulez, elle doit refléter cette charge.

Pour éviter cette surcharge déprimante, assignez une durée aux tâches prévues.

Liste à faire to do gagner du temps Comment faire une to do list simple et efficace pour gagner du temps

Ainsi retravaillée, ma to-do list me prouve que la charge de travail réelle sera de 4 heures et demie, voire un peu plus…

Le problème à ce stade : vous ne savez pas encore par quoi commencer pour abattre cette charge de travail. C’est le moment de faire preuve de bon sens…

On en parlait récemment dans l’article « devenez du matin » : votre cerveau est plus frais le matin. Arrivez devant votre bureau pour écrire votre rédaction, votre rapport ou préparer un dossier et enfermez-vous pendant au moins 45 minutes, sans distraction.

Bien évidemment, n’ouvrez surtout pas votre boîte mail : c’est votre pire ennemi lors de votre quête d’efficacité et de productivité.

Pour bien faire votre to-do list, soyez réaliste ! Par exemple, je sais que j’ai besoin de 2 heures complète pour travailler sur un article pour Artdeseduire, entre les recherches, les photos, les titres etc.

Je ne vais pas « budgeter » 1H30 sur ma liste pour me mettre la pression ou ajouter des tâches sur ma to-do : ce ne serait pas réaliste, et ce serait frustrant en fin de journée !

Pour créer la to-do list parfaite

L’important en premier, l’urgent en deuxième ! Ou l’inverse, en fonction de la véracité de l’urgence !

Pour ma to-do list parfaite, je commence par enlever toutes les tâches récurrentes :

  • Les commentaires sur les articles : pas besoin de les noter, j’y passe en permanence entre deux tâches lourdes.
  • Twitter et Facebook : pareil, ce sont des pauses divertissantes pour moi.
  • Les autres tâches de moins de 5 minutes ? Elles ne méritent pas de figurer parmi les priorités. Si elles ne sont pas traitées aujourd’hui, le monde ne s’arrêtera pas de tourner.

Résultat, après évaluation de l’importance et de l’urgence des missions, ma to-do list finale pour cette journée ressemble à ça :

Productivité to do liste efficace Comment faire une to do list simple et efficace pour gagner du temps

Et voilà le travail ! Au revoir les tâches parasites qui mettent la pression pour rien, au revoir le désordre !

Si j’arrive à tenir cette to-do list, ma matinée sera réussie ! (J’ai généralement une to-do list pour le matin, et une pour l’après-midi).

L’article 1, c’était celui-ci, l’article sur l’organisation personnelle et la to-do list. Pourquoi a-t-on décidé de vous parler de ce sujet qui peut paraître un peu éloigné de la séduction ?

Parce que très souvent, vous ne prenez pas assez de temps pour vous, pour vous cultiver, pour être curieux, pour vous renseigner sur le monde qui vous entoure. Vous avez le nez dans le guidon.

Très souvent, on reçoit des mails pour des demandes de coaching en séduction de la part de trentenaires, quadras ou quinquas qui travaillent trop et n’arrivent pas à faire de rencontres à cause du manque de temps.

Protéger votre temps est essentiel ! Avez-vous vraiment besoin d’aller 10 fois par jour sur Facebook ? Pensez-vous que twitter augmente votre productivité ?

Une to-do list simple et bien faite vous permet en outre de ressortir du boulot le soir avec le sourire aux lèvres, et vous savez l’importance du sourire en séduction !

Niveau organisation, to-do papier ou sur ordinateur ? Vous arrivez à être efficace sans to-do list ?

Sélim et la team ADS

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34 COMMENTAIRES
  • Romgeo dit :

    ENFIN ! J’avais besoin de ça je crois…
    Je me laisse tellement déborder dans ma to do list (sur fichier Word) qu’en fin de journée je copie-colle tout ce que je n’ai pas fait pour le déplacer au lendemain… :(

    To do list du jour :
    – Trier et refaire ma to do list existante

    • Sélim dit :

      Coupe, sois plus court.
      Cette super longue liste, pour les projets à long terme, mets-la ailleurs, une sorte d’itinéraire à suivre dans les 3 à 6 mois à venir.
      Mais ta to-do list, elle doit être courte !

  • Monsieur D. dit :

    D’ailleurs, l’application iOS/Android « Any.do » elle est bien pour gérer sa to-do list. Je l’utilise depuis près d’un mois, et franchement elle m’aide bien à faire ce que j’ai à faire, et du coup je l’ai toujours sur moi.
    C’est gratuit donc voilà pour le bon plan ;)

    • Sélim dit :

      Merci Monsieur D. pour le bon plan !
      Pas fan d’Apple, je verrais si je l’installe sur Androïd ! J’aime bien le papier… (probablement pour la sensation de rayer les choses faites !)

    • Monsieur D. dit :

      Justement, un petit balayage du doigt et c’est rayé (et encore apparent jusqu’à ce que tu décidés de la supprimer). De plus, tous les jours en début de journée l’application te rappelle à l’ordre pour organiser ta journée et te balance des messages de motivation.
      Pour les plus procrastinateurs, c’est assez sympa. Enfin, testé et tu verras par toi même. Perso j’ai une phablette, donc y’a presque le côté calepin quand je raye un truc ;)

    • Flo dit :

      J’approuve a 100% any.do , je l’utilise depuis plus de 6mois et je suis devenu d’une efficacité redoutable.

    • Sélim dit :

      Ca, c’est du commentaire qui fait plaisir ! Quand on sent qu’on avance bien sur ses projets !

  • Chuck_du77 dit :

    Un article très intéressant. Je vais en faire une tous les jours car ça peut que m’aider. Je suis plutôt sur papier un peu vieille école selon certains mais je préfère. Par contre le seul truc qui va me déranger c’est qu’en dehors du rapport de stage je sais pas trop quoi mettre dessus. Mentalement je vais beaucoup mieux qu’avant mais je ne sais pas quoi faire pour travailler mon IG et mon développement personnel. Car je veux déjà travailler sur moi avant de me faire des potes et de trouver une copine. Si vous avez des conseils je suis preneur.

    • Sélim dit :

      En termes de découpage, tu peux peut-être aller plus loin que « rapport de stage ».
      Ca peut être « rapport de stage : 10 pages, 2 heures ».
      Ou « rapport de stage : le plan, 1 heure » etc…
      Pense au découpage en petit morceau quand la montagne te paraît infranchissable !

    • Chuck_du77 dit :

      Je commence à saisir la logique. Découper en petites étapes pour que cela semble moins difficile. Le seul hic c’est qu’en dehors du rapport de stage je sais pas sur quoi travailler. J’ai envie d’apprendre la magie, à danser, le saxophone (j’en ai déjà fait un an). Mais je sais pas par quoi commencer. Et surtout je ne vois pas les étapes que je peux mettre en place pour apprendre.

      Par exemple la semaine dernière j’ai fêté l’anniversaire de ma grande soeur mercredi soir. Jeudi après-midi je suis allé faire des Warhammers (figures à assembler, peindre et on fait des batailles avec) puis le soir j’étais à la soirée. Tout le temps libre que j’ai eu je l’ai passé sur mon Pc à geeker et j’ai envie de faire autre chose. Mais je sais pas ce que je pourrai faire pour travailler mon IG

  • AKu-Aku dit :

    J’utilise déjà des to-do list pour m’organiser efficacement.
    So, ça me permet d’améliorer la présentation de ma liste de tâches ingrâtes.

  • Gecko dit :

    Je m’en sors très bien quotidiennement avec le gestionnaire de tâches de Microsoft Outlook sans vouloir faire de pub, qui a 3 niveaux d’importance, une date de début (facultative), une date d’échéance (facultative aussi), une date et heure de modification pratique pour trier, et divers indicateurs d’avancement (non commencé, attente de quelqu’un d’autre, différée, en cours de réalisation avec pourcentage, terminé), avec options de tri et mises en ordre automatique en fonction de critères hiérarchisés de manière très souplement paramétrables.
    Il y a aussi un code de couleurs programmables. Personnellement, j’ai mis gris pâles ce qui ne peut pas encore être commencé, vert ce qui peut l’être mais à faire pour pas forcément aujourd’hui, ocre à faire pour aujourd’hui, rouge en retard (pour hier ou pire).

    Pour m’organiser, je me souviens aussi de la « méthode du Général Eisenhower » lue naguère dans un magazine :
    1 – Important et urgent
    2 – Important mais pas urgent
    3 – Urgent mais pas important
    4 – Ni important ni urgent
    A retenir : pour un stratège, l’importance prime sur l’urgence.

    Je note au passage que des « trentenaires, quadra ou quinquas » manquent de temps et se font coacher.
    Il y a quand même un game après 50 ans ?
    Si un quinqua fait un enfant, il commence statistiquement à perdre ses chances d’être encore en vie quand l’enfant aura 20 ans (il aura passé 70 ans), ce qui laisse à désirer pour l’accompagner en lui finançant des études par exemple.
    Les statisticiens considèrent d’ailleurs le célibat définitif après 50 ans (source Wikipédia).

    Donc un article sur l’impact de l’âge sur le game, les dynamiques sociales m’intéresserait.
    Même si le sujet a été une fois abordé sur les atouts en fonction de l’âge http://www.artdeseduire.com/drague/age-et-seduction-a-quel-age-seduit-on-le-plus-de-filles , peut-on par exemple gérer le SPU de la même manière ? Y a-t-il même un âge limite pour le SPU (30 ans d’après Soral, source critiquable, 40 ans laissé entendre ailleurs) ? Comment impacte l’absence de LTR notoire préalable et/ou d’enfant passé quel âge sur la capacité à se recréer un nouveau cercle d’amis et comment en contrer les difficultés de préjugés de pré-sélection par exemple ?

    • Sélim dit :

      Hello Gecko, je comptais traiter de l’urgent et de l’important dans un autre article, ça arrivera plus tard !

      Concernant ta longue question, il faudrait vraiment un article : « Quand est-ce que c’est trop tard ? »
      On va se pencher sur la question un de ces quatre, mais tu poses les bonnes questions…

  • bat dit :

    ça fait longtemps que je me force à faire des todolist car je suis désorganisé , ça fonctionne très bien lorsque je suis dans l’urgence ça me recadre , mais alors vraiment aucun effet lorsque j’ai du temps je lache l’affaire tout de suite j’en oublierais presque ma todolist . je crois que ma procrastination est plus forte que moi !

    • Yo dit :

      je suis un peu comme toi Bat… Y a quelque chose qui marche bien en complément de la To-do, c’est le rétro-planning : je part de mon objectif, par exemple le rendu d’un écrit pour le 25 mars, je liste les différentes étapes de mon écrit et je les réparti ensuite sur mon agenda (une étape par semaine ou tous les deux etc.), puis dans ma to-do. Cela permet de bien planifier son travail, de se dégager du temps, de ne pas être dans l’urgence.

    • bat dit :

      parfait pour moi ça !

      merci YO !

    • Sélim dit :

      Hello Bat ! Là, ce qui me choque, c’est le « lorsque j’ai du temps ». Il y a bien un projet qui te tient à coeur, un truc que tu veux vraiment faire / apprendre. C’est ça le vrai intérêt de la to-do list.
      Tu peux avoir des moments de glande, de détente, de repos, de farniente… mais sans perdre de vue l’objectif !

    • bat dit :

      c’est vrai selim tu as entièrement raison , je te rassure je ne perds pas de vue mes objectifs mais mon boulot fait que parfois j’ai réellement du temps étant mon propre patron et dans ces moments là mes objectifs passent très rapidement de « important » à « j’ai le temps » et ne trouvent parfois pas leur place dans ma todolist quotidienne , shame on me .
      j’ai encore des efforts à fournir de ce côté ci .

      merci yo pour l’idée du retroplanning je viens de m’en faire un je n’en avais jamais utilisé y’a moyen que ça me recadre ou du moins m’organise sur le long terme .
      bon courage pour ton écrit !

  • Moi dit :

    Pour la to-do list je recommande une appli’ vraiment pas mal : Remember The Milk

    Permet de faire des rappels pours chaque jours, avec la possibilité de ;

    – Mettre des récurrences
    – Etablir un ordre de priorité
    – Renseigner la durée estimée
    – Reporter la tache
    – Ajouter des notes/lien URL/… sur chaque tache

    • Sélim dit :

      Elle figurait en effet dans les top appli avec Evernote, je me lasse trop rapidement de ce genre de trucs…
      J’ai encore des progrès à faire !

  • Jeff dit :

    Moi, j’en utilise pas, je me souviens de chaque chose à faire mais je dois dire que quand il y’a trop de chose, vu que c’est tout en mémoire, ça me donne des mals de crânes énormes si je peux dire.

  • JimmyJig dit :

    Pour, je viens de m’y remettre sérieusement car marre d’être tout le temps à l’arrache et d’avoir 4 mois de journaux et de Points en retard, sans compter les articles ADS et autres. Une fois à jour, je coucherais enfin sur ma To do list « lire La Procrastination », bouquin qui traine sur mon étagère depuis les calendes grèques.

    Pour une to do list qui dépasse la journée, il est important de bien chiffrer les objectifs, de mettre des deadlines, et surtout, de s’y tenir. Me rappelle d’un tâche que j’ai repoussé sur mon fichier Excel de mois en mois, jusqu’à finir par…changer de fichier sans l’avoir accomplie (hem hem)

    Bizarrement, ma seule to-do list qui se renouvelait rapidement et de manière conséquente, c’était celle pour gérer les targets :D

  • DD dit :

    Ah merci !
    J’en avais besoin pour mieux m’organiser avec les démarches de recherche d’emploi, administratives et des RDV perso.
    Faut aussi que je m’achète un agenda tiens. Le papier selon moi vaut mieux que l’ordi ou le téléphone (pour dépanner).
    Question, si on passe les 30 ans et qu’on flashe sur des filles de 18 ans, problème ou c’est normal ? Ca se drague sans rancune ou faut zapper ?

  • Mickael dit :

    Pas compris les coeff maths 7 et philo 3, un point en maths vaut plus cher que en philo, pourquoi?

    Best regards Team?

  • Sylvain dit :

    Personnellement, j’utilise Wunderlist qui est dispo sur Android, Iphone, mac, pc et navigateur web.

    C’est gratuit, super simple d’utilisation. On peut répartir les tâches dans différentes listes, leur assigner des jours, des notes, des sous-tâches, des récurrences, des rappels, etc.

    Et le petit must, c’est que tout est synchro dans les nuages, donc quand je change une tâche sur mon mac, elle se met à jour sur mon téléphone.

    Franchement, niveau organisation, c’est top !

    • Sélim dit :

      Merci Sylvain pour le conseil ! On va bientôt pouvoir faire un grand test des 5 meilleures applications pour faire sa to-do list !

    • letsdoit dit :

      @Sylvain : j’approuve Wunderlist est un bon outil et surtout gratuit, mais j’ai un petit soucis, c’est que je trouve qu’il répartit pas les taches par jour et qu’on doit dresser une liste pour chaque jour ! ou bien je voix pas la chose !!

  • Smooth dit :

    To do list sur papier bien sûr! Tout le charme y est.
    Et très sincèrement, quand j’y pense, mes journées/semaines/mois où j’ai réalisé le plus de chose, c’était grâce à une to-do list.

    Par contre, l’idée de classer par priorités n’est pas quelque chose que je fais souvent. Et le truc que j’aime bien c’est celui des quadrants de Stephen Covey dans les « 7 habitudes… »

  • Sam dit :

    Salut Selim ! Y aurait il un moyen stp de Parler en privee par mail si ça ne te dérange pas ? Merci d avance !

    • Sélim dit :

      Hello Sam, je ne parle en privé qu’avec les apprentis séducteurs que je coache (ils me prennent mon temps, ma boîte mail, mon cerveau, mon numéro de téléphone !)
      Pour toute question sur la séduction, tu poses ta question ici ou sur le forum, il y aura toujours quelqu’un pour te répondre, Lex, Dante, Eros, Boris le fondateur ou moi !
      Si c’est pour une proposition commerciale, alors je te recontacte.

  • Resmore dit :

    Étant en prépa, je ne peux que confirmer l’efficacité de la to do List ou du planning. L’argument imparable étant que la majorité des intégrants HEC s’organisaient en prépa avec un planning et le suivaient… Comme quoi, cette méthode est incontournable même (surtout?) pour les plus grands.

  • Pro Crast dit :

    Salut. J’avais déjà lu cette article il y a quelque temps et une bonne piqure de rappel ne fait pas de mal.
    J’utilise donc une tdl 1ere version: longue liste sans organisation.
    Le problème que je ressens pour moi c’est que je vois ça comme une contrainte, que je ne suis pas maître de MON temps (alors que c’est sensé être le contraire avec une tdl) et que je ne prends aucun plaisir à rayer les tâches faites. Même en m’octroyant une récompense à chaque tache effectué.
    Perfectionnisme, procrastination et manque de confiance….un savant mélange explosif.

    • Sélim dit :

      Hello le Pro !
      Effectivement, ça ne fait pas toujours plaisir : ma to-do list pour ce week-end long est dégueulasse tellement j’ai de projets et de retard…
      Le plaisir ne sera pas au rendez-vous tout de suite, je le garde pour le moment où tous les dossiers seront réglés… (= jamais !)
      Le truc, c’est de savoir s’octroyer des pauses de temps à autre Pro !

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